1、晚會活動策劃：交通費用
有些大型晚會活動的賓客來著世界各地，所以可能需要晚會活動策劃者來為其提前訂購?fù)祷顒拥暮桨唷㈣F路、公路或客輪。此外，還有活動期間的交通費，如住宿地至晚會活動場地的交通、晚會活動場地到餐飲地點的交通、晚會活動場地到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。
2、晚會活動策劃：會議室/廳費用
具體可細分為：
(1）晚會活動場地租金——通常而言，
場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。
(2)晚會活動設(shè)施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通常可向?qū)I(yè)的晚會活動策劃公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響晚會的進行。另外，這些活動設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。
(3)晚會活動會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的晚會活動策劃服務(wù)商協(xié)商。
(4)其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時性質(zhì)，如果晚會活動主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)晚會活動策劃公司代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。
3、晚會活動策劃：住宿費用
住宿的費用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于晚會活動而言，住宿費可能是主要的開支之一。找
專業(yè)的晚會活動策劃公司通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。晚會活動主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。
4、晚會活動策劃：餐飲費用
晚會活動的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于晚會需要及晚會活動目的。餐費費用可能涉及以下內(nèi)容：早餐、中餐及午餐、酒水及服務(wù)費、會場茶歇、聯(lián)誼酒會/舞會、點心、水果及調(diào)制色酒等。
5、晚會活動策劃：視聽設(shè)備
視聽設(shè)備的預(yù)算包括設(shè)備本身的租賃費用，通常按天計算；設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，可讓晚會活動策劃公司代理。
6、晚會活動策劃：演員及節(jié)目
通常可以選定節(jié)目后按場次計算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。
7、晚會活動策劃：雜費
雜費是指晚會活動過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)А⑴R時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費的預(yù)算很難計劃，通常可以在會務(wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機動處理。
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